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Arquitetura de Processos -
GEPOFC – PN001 – 008 – Baixa de Adiantamentos para Envio
Ficha Executiva do Processo
Última Atualização
10/07/2026
Processo
Baixa de Adiantamentos para Envio
Macroprocesso
Gestão de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade
Objetivo do Processo
Estabelecer as diretrizes operacionais e o fluxo de controle para a concessão, execução financeira, prestação de contas e respectiva baixa contábil de adiantamentos e suprimentos de fundos no âmbito da SEFAZ-AL
Desenho do Processo
Entradas
Recebimento do processo SEI
Produtos/Saídas
• Dotação orçamentária realizada;
• Execução orçamentária realizada;
• Elaboração da nota de recebimento;
• Elaboração da guia de devolução;
• Elaboração da nota de baixa no adiantamento;
• Elaboração termo de encerramento;
• Termo de encerramento anexado ao processo SEI
Sistemas de Informação
- SIAFE;
- SEI
Principais Legislações
- Decreto Estadual nº 37.119/1997 e sua alteração Dec. 37.143/97;
- Lei 4.320/64
Potencial de Automação
Não
Dono do Processo
GEPOFC
Dados Pessoais
Dados bancários, CPF, endereço, data de nascimento, matrícula e e-mail
Dados Sensíveis
Não
Previsão de Mudança
Não
Indicadores
Detalhamento
| Tipo | Descrição | Detalhamento | Participantes |
|---|---|---|---|
 |
Evento de Início | O processo inicia com o recebimento do processo SEI. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
 |
Realizar dotação orçamentária | A partir da autorização prévia da Secretária, esta atividade consiste em identificar, classificar e reservar o recurso orçamentário necessário à concessão do adiantamento. Define-se a correta natureza da despesa (ex.: material de consumo ou serviços de terceiros) com base na solicitação formal originada no SEI. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Realizar execução orçamentária | Dever ser realizada a operacionalização das fases de empenho, liquidação e pagamento do adiantamento utilizando os sistemas corporativos (SIAFE e registos no SEI), garantindo a transferência financeira do valor ao setor demandante. Nesta etapa deve ser executada a nota de empenho, bota de liquidação, programação de desembolso e a ordem bancária. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Encaminhar para setor demandante fazer a prestação de contas | Consiste na tramitação do processo administrativo, via sistema SEI, ao setor demandante. Este ato deflagra a contagem rigorosa dos prazos legais: concessão de até 30 dias para a execução da despesa e limite de mais 30 dias subsequentes para a devida prestação de contas (totalizando o teto de 60 dias). | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
 |
Aguardar devolução no prazo máximo 60 dias | Aguardar devolução no prazo máximo 60 dias. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
 |
Analisar documentação enviada | Link de recebimento para a atividade Analisar documentação enviada. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
 |
Gateway Junção Exclusivo (OU) | Este gateway de junção serve para unir informações provenientes da prestação de contas do setor demandante e do possível ajuste realizado pelo setor demandante. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Analisar documentação enviada | Execução de auditoria documental sobre a prestação de contas submetida pelo servidor. Envolve a verificação cruzada de notas fiscais, recibos, e os respectivos atestos de recebimento de material ou de serviço, validando a pertinência dos gastos, a conformidade legal e o rigoroso cumprimento dos limites de valor estipulados. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Gateway Exclusivo (OU) | SE, houver incosistência, deverá solicitar correção.
SE, Não houver incosistência, deverá Elaborar nota de recebimento. |
Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Solicitar correção | Consiste na devolução do processo ao setor demandante, acompanhada de despacho instrutório que aponta as falhas (ex.: ausência de atestos, divergências de valores ou inadequação à legislação), as quias devem ser corrigidas e envidas para uma nova análise. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
 |
Analisar documentação enviada | Link de envio para a atividade de Analisar documentação enviada. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Elaborar nota de recebimento | Deve ser feito o registro contábil no SIAFE que formaliza o aceite da prestação de contas. Esta atividade atesta que as despesas realizadas e comprovadas pelo servidor suprido foram tecnicamente reconhecidas e validadas pela equipe, servindo como base para a regularização do adiantamento e com isso é realizada a elaboração da nota de recebimento. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Elaborar guia de devolução | Consiste na emissão de um documento de arrecadação no SIAFE, viabilizando a restituição imediata dos valores remanescentes aos cofres estaduais e permitindo o ajuste contábil da responsabilidade do suprido. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Elaborar despacho do processo | Elaboração de despacho circunstanciado no SEI, fundamentado nas diretrizes da Portaria nº 448/2002. O documento consolida o resultado da análise de prestação de contas, explicitando os montantes aprovados e/ou devolvidos, e atesta a conformidade processual para subsidiar a decisão da SEGI para a autorização de baixa no adiantamento. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Encaminhar despacho para autorização de baixa | O processo deve ser encaminhado, instruído com o despacho conclusivo, à autoridade competente. O objetivo desta etapa é obter a homologação da análise e a expressa autorização para proceder com a baixa contábil definitiva do adiantamento. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Aguardar retorno da SEGI | Aguardar retorno da SEGI. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Elaborar nota de baixa no adiantamento | Procedimento de liquidação final do passivo no sistema SIAFE. Mediante a autorização superior, emite-se o registro contábil que anula a responsabilidade financeira do servidor sobre o montante inicialmente adiantado, regularizando integralmente o saldo patrimonial perante o Estado. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Anexar documentos no processo | Compilação de todos os comprovantes contábeis (Notas de Recebimento, Guias de Devolução quitadas, Notas de Baixa) no SEI. Esta etapa assegura a integridade do processo e a rastreabilidade para eventuais auditorias dos órgãos de controle. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Elaborar termo de encerramento | Confecção do instrumento declaratório final que formaliza a extinção do processo de adiantamento. O termo atesta que o ciclo financeiro, legal e documental foi concluído com êxito, confirmando que o setor demandante cumpriu todas as obrigações atreladas à concessão. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
|
Anexar termo de encerramento | Inserção do termo de encerramento nos autos do SEI. Esta ação consolida a instrução processual, preparando o fluxo para o arquivamento definitivo e restabelecendo plenamente a adimplência do servidor para novos pleitos. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
 |
Evento de Fim | Neste ponto, o processo finaliza com o termo de encerramento anexado. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
| Tipo | Descrição | Detalhamento | Participantes |
|---|---|---|---|
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Evento de Início | O processo inicia com o recebimento do processo SEI. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Realizar dotação orçamentária | A partir da autorização prévia da Secretária, esta atividade consiste em identificar, classificar e reservar o recurso orçamentário necessário à concessão do adiantamento. Define-se a correta natureza da despesa (ex.: material de consumo ou serviços de terceiros) com base na solicitação formal originada no SEI. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Realizar execução orçamentária | Dever ser realizada a operacionalização das fases de empenho, liquidação e pagamento do adiantamento utilizando os sistemas corporativos (SIAFE e registos no SEI), garantindo a transferência financeira do valor ao setor demandante. Nesta etapa deve ser executada a nota de empenho, bota de liquidação, programação de desembolso e a ordem bancária. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Encaminhar para setor demandante fazer a prestação de contas | Consiste na tramitação do processo administrativo, via sistema SEI, ao setor demandante. Este ato deflagra a contagem rigorosa dos prazos legais: concessão de até 30 dias para a execução da despesa e limite de mais 30 dias subsequentes para a devida prestação de contas (totalizando o teto de 60 dias). | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Aguardar devolução no prazo máximo 60 dias | Aguardar devolução no prazo máximo 60 dias. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Analisar documentação enviada | Link de recebimento para a atividade Analisar documentação enviada. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Gateway Junção Exclusivo (OU) | Este gateway de junção serve para unir informações provenientes da prestação de contas do setor demandante e do possível ajuste realizado pelo setor demandante. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Analisar documentação enviada | Execução de auditoria documental sobre a prestação de contas submetida pelo servidor. Envolve a verificação cruzada de notas fiscais, recibos, e os respectivos atestos de recebimento de material ou de serviço, validando a pertinência dos gastos, a conformidade legal e o rigoroso cumprimento dos limites de valor estipulados. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Gateway Exclusivo (OU) | SE, houver incosistência, deverá solicitar correção.
SE, Não houver incosistência, deverá Elaborar nota de recebimento. |
Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Solicitar correção | Consiste na devolução do processo ao setor demandante, acompanhada de despacho instrutório que aponta as falhas (ex.: ausência de atestos, divergências de valores ou inadequação à legislação), as quias devem ser corrigidas e envidas para uma nova análise. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Analisar documentação enviada | Link de envio para a atividade de Analisar documentação enviada. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Elaborar nota de recebimento | Deve ser feito o registro contábil no SIAFE que formaliza o aceite da prestação de contas. Esta atividade atesta que as despesas realizadas e comprovadas pelo servidor suprido foram tecnicamente reconhecidas e validadas pela equipe, servindo como base para a regularização do adiantamento e com isso é realizada a elaboração da nota de recebimento. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Elaborar guia de devolução | Consiste na emissão de um documento de arrecadação no SIAFE, viabilizando a restituição imediata dos valores remanescentes aos cofres estaduais e permitindo o ajuste contábil da responsabilidade do suprido. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Elaborar despacho do processo | Elaboração de despacho circunstanciado no SEI, fundamentado nas diretrizes da Portaria nº 448/2002. O documento consolida o resultado da análise de prestação de contas, explicitando os montantes aprovados e/ou devolvidos, e atesta a conformidade processual para subsidiar a decisão da SEGI para a autorização de baixa no adiantamento. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Encaminhar despacho para autorização de baixa | O processo deve ser encaminhado, instruído com o despacho conclusivo, à autoridade competente. O objetivo desta etapa é obter a homologação da análise e a expressa autorização para proceder com a baixa contábil definitiva do adiantamento. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Aguardar retorno da SEGI | Aguardar retorno da SEGI. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Elaborar nota de baixa no adiantamento | Procedimento de liquidação final do passivo no sistema SIAFE. Mediante a autorização superior, emite-se o registro contábil que anula a responsabilidade financeira do servidor sobre o montante inicialmente adiantado, regularizando integralmente o saldo patrimonial perante o Estado. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Anexar documentos no processo | Compilação de todos os comprovantes contábeis (Notas de Recebimento, Guias de Devolução quitadas, Notas de Baixa) no SEI. Esta etapa assegura a integridade do processo e a rastreabilidade para eventuais auditorias dos órgãos de controle. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Elaborar termo de encerramento | Confecção do instrumento declaratório final que formaliza a extinção do processo de adiantamento. O termo atesta que o ciclo financeiro, legal e documental foi concluído com êxito, confirmando que o setor demandante cumpriu todas as obrigações atreladas à concessão. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Anexar termo de encerramento | Inserção do termo de encerramento nos autos do SEI. Esta ação consolida a instrução processual, preparando o fluxo para o arquivamento definitivo e restabelecendo plenamente a adimplência do servidor para novos pleitos. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |
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Evento de Fim | Neste ponto, o processo finaliza com o termo de encerramento anexado. | Gerência Executiva de Planejamento, Orçamento, Finanças e Contabilidade |