- Escritório de Projetos
- Processo de Gerenciamento de Projetos
Ficha Executiva do Macroprocesso
Última Atualização
27/11/2025
Macroprocesso
Processo de Gerenciamento de Projetos
Setores Envolvidos
Todos os setores da SEFAZ
Objetivo do Processo
O objetivo deste processo é garantir que os projetos sejam iniciados com clareza estratégica, continuidade com eficiência operacional e finalizados com validação formal das entregas, por meio de uma abordagem estruturada que define escopo, metas, riscos e responsabilidades, mapeia os processos envolvidos e registra lições aprendidas, planejamento entre as partes, rastreabilidade das ações e melhoria contínua.
Detalhamento
| Tipo | Tarefa | Descrição da tarefa | Responsável |
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Evento de Início | O processo inicia toda vez que a CEDI informa sobre a necesidade de iniciar um novo projeto. | Escritório de Projetos |
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Agendar reunião de Kick-Off | A reunião de Kick-Off marca o início oficial de um projeto e tem como objetivo alinhar expectativas, apresentar o escopo, definir responsabilidades e estabelecer os primeiros passos com todos os envolvidos. Consiste em identificar os participantes-chave (stakeholders, equipe técnica, patrocinadores), verificar suas disponibilidades e agendar a reunião em uma data que favoreça o engajamento inicial. A atividade inclui: • Definição da pauta (objetivos, escopo, cronograma, riscos iniciais) • Definição da pauta (objetivos, escopo, cronograma, riscos iniciais) • Envio de convites com antecedência pela plataforma Teams • Compartilhamento de materiais prévios (ex: cronograma preliminar) Resultado esperado: Reunião agendada com todos os participantes confirmados, com pauta definida e materiais preparados para garantir um início estruturado e colaborativo do projeto. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Realizar reunião de Kick-Off | Consiste na condução da primeira reunião formal entre a equipe do projeto e os stakeholders (clientes, patrocinadores, áreas envolvidas). Durante essa sessão, são apresentados: O escopo do projeto, o cronograma macro de atividades, as responsabilidades de cada parte, os principais riscos e premissas e os canais de comunicação e governança. Objetivo: Obter o alinhamento e o aceite formal do cliente ou patrocinador quanto ao plano de execução do projeto, garantindo que todos compreendam suas atribuições e que o projeto possa avançar com clareza e engajamento. Resultado esperado: Reunião realizada com participação dos principais envolvidos, validação do plano apresentado e registro de eventuais ajustes ou pendências para correção posterior. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Verificar necessidade de elaborar Canvas | Consiste em avaliar, no início de um projeto, se a elaboração de um Canvas é necessária para estruturar visualmente os principais elementos do projeto — como justificativa, objetivos, escopo, riscos, entregas e recursos. Essa verificação é feita geralmente durante ou após a reunião de Kick-Off, em conjunto com a área de negócio e o PMO, considerando o grau de complexidade, impacto e necessidade de alinhamento estratégico do projeto. Objetivo: Evitar a elaboração de Canvas desnecessários e garantir que, quando aplicável, o documento seja criado com a participação ativa dos envolvidos, servindo como base para o Termo de Abertura e para o acompanhamento do projeto. Critérios de decisão: • O projeto possui múltiplos stakeholders ou áreas envolvidas? • Há necessidade de alinhamento estratégico ou validação de escopo? • O projeto envolve riscos relevantes ou mudanças significativas? • Existe demanda por clareza visual e comunicação estruturada? Resultado esperado: Decisão registrada sobre a necessidade (ou não) de elaborar o Canvas, com justificativa documentada. Caso positivo, a atividade de criação do Canvas é planejada e atribuída à equipe responsável. |
Escritório de Projetos |
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Gateway Exclusivo (OU) | SE, for necessário elaborar o canvas, o Escritório de Projetos em conjunto com a Área de Negócio, deverá elaborar o canvas do projeto. SE, NÃO for necessário elaborar o canvas ,o Escritório de Projetos em conjunto com a Área de Negócio, deverá abrir o card do TAP no Gitlab. |
Escritório de Projetos |
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Elaborar Canvas | Consiste na construção colaborativa do Project Model Canvas, uma ferramenta visual que organiza os principais elementos do projeto em um único quadro. Essa atividade é realizada em conjunto entre o PMO e a área de negócio, geralmente após a reunião de Kick-Off, e serve como base para o planejamento detalhado e a abertura do Termo de Abertura do Projeto (TAP). Objetivo: Facilitar o entendimento e o alinhamento entre todos os envolvidos sobre os objetivos, entregas, recursos, riscos, stakeholders e premissas do projeto. O Canvas permite visualizar o projeto como um todo, promovendo clareza e engajamento desde o início. Etapas envolvidas: • Coleta de informações com os stakeholders • Preenchimento colaborativo do Canvas no Miro • Validação dos elementos definidos • Registro do planejamento no GitLab ou ferramenta equivalente Resultado esperado: Canvas elaborado e validado, servindo como referência para o planejamento, execução e monitoramento do projeto. As informações do Canvas devem alimentar o cartão do projeto no GitLab e o status report semanal. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Gateway Exclusivo (Junção de Informações) | Este gateway de junção serve para unir informações provenientes da elaboração do Canvas e de quando não é necessária a elaboração do Canvas. | Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Abrir card do TAP | Consiste na criação do cartão do projeto na ferramenta de gestão GitLab, com base nas informações coletadas e validadas durante as etapas iniciais do projeto, incluindo a reunião de Kick-Off e a elaboração do Canvas. O card do TAP (Termo de Abertura do Projeto) centraliza os dados essenciais para o planejamento e acompanhamento do projeto, como escopo, entregas, responsáveis, prazos e riscos. Objetivo: Formalizar o início do projeto dentro da plataforma de gestão, garantindo visibilidade, rastreabilidade e alinhamento entre PMO e área de negócio. Etapas envolvidas: • Abrir Card do TAP no board correspondente juntamente com as áreas envolvidas; • Utilizar o modelo já definido nos templates; • Após preenchido, o card é fechado em seguida. Resultado esperado: Card do TAP criado e preenchido com as informações estruturadas do projeto. A abertura deve ocorrer após a verificação e elaboração ou não do Canvas, conforme definido no fluxo aprovado do processo de gerenciamento de projetos. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Abrir card do Projeto | Consiste na criação de um cartão específico para o projeto na ferramenta de gestão GitLab, com o objetivo de registrar e acompanhar todas as informações relevantes desde o planejamento até o encerramento. Esse card centraliza dados como escopo, entregas, prazos, responsáveis, status e riscos, servindo como base para o monitoramento contínuo e para a geração de relatórios gerenciais. Objetivo: Formalizar o início do projeto na plataforma de gestão, garantindo visibilidade, rastreabilidade e alinhamento entre o PMO e as áreas envolvidas. O card do projeto é atualizado periodicamente com status reports, tarefas realizadas e encaminhamentos futuros, refletindo diretamente nos dashboards de acompanhamento (como o BI). • Abrir Card do Projeto no board correspondente juntamente com as áreas envolvidas; • Utilizar o modelo já definido nos templates; • Mover o projeto para o fluxo Em desenvolvimento; Resultado esperado: Card do projeto criado e preenchido com as informações estruturadas, vinculado ao Termo de Abertura (TAP) e aos demais cards relacionados (Canvas, reuniões, entregas). Deve conter o percentual de execução, datas previstas e realizadas, responsáveis e pontos de atenção, conforme modelo padronizado. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Gateway Exclusivo (Junção de Informações) | Este gateway de junção serve para unir informações provenientes da abertura do card do projeto e de quando o projeto ainda não for ser finalizado. | Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Realizar reunião de monitoramento | Consiste na condução de uma reunião periódica (quinzenal ou mensal) entre o Escritório de Projetos e os líderes dos projetos estratégicos, com o objetivo de acompanhar o andamento das atividades, validar entregas, identificar riscos e apoiar a tomada de decisão. Essa reunião é parte essencial da governança dos projetos e deve seguir um roteiro previamente definido. Objetivo: Garantir a transparência, o alinhamento e o controle sobre os projetos em execução, promovendo ajustes necessários e consolidando informações para os painéis de acompanhamento e relatórios gerenciais. Etapas envolvidas: • Coleta prévia de informações dos líderes de projeto (via planilhas ou GitLab) • Atualização dos cards de projeto com status, prazos e entregas • Apresentação dos avanços e pendências • Discussão de riscos, mudanças e próximos passos • Registro em ata, atualização do painel de monitoramento e do portal CEDI (Power BI, GitLab) Resultado esperado: Reunião realizada com participação dos responsáveis, atualização dos indicadores e definição de encaminhamentos para as próximas etapas. As informações devem alimentar o painel de monitoramento e os relatórios de status. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Atualizar card do Projeto | Consiste em revisar e registrar no cartão do projeto (por exemplo, no GitLab) as informações atualizadas sobre o andamento das atividades, entregas, prazos, responsáveis e status. Essa atualização deve refletir o progresso real do projeto e ser feita de forma padronizada, conforme modelo definido no procedimento institucional. Objetivo: Manter o cartão do projeto como fonte confiável e atualizada para acompanhamento, tomada de decisão e geração de relatórios gerenciais. A atualização periódica garante visibilidade, rastreabilidade e alinhamento entre os envolvidos. Elementos que devem ser atualizados: • Percentual de execução (% realizado) • Tarefas concluídas e respectivas datas • Encaminhamentos futuros com responsáveis e prazos • Pontos de atenção que possam impactar o andamento • Status report semanal, conforme modelo exigido para integração com o dashboard do BI Resultado esperado: Card atualizado com informações completas e padronizadas, refletindo fielmente o estágio atual do projeto e permitindo sua visualização no painel de monitoramento institucional. |
Escritório de Projetos |
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Verificar fim do projeto | Consiste em confirmar se todas as entregas previstas no escopo do projeto foram concluídas, validadas e formalmente aceitas pela área de negócio ou cliente. Objetivo: Garantir que o projeto possa ser encerrado com segurança, transparência e conformidade com os requisitos definidos, evitando pendências ou retrabalho. A atividade também assegura que os registros estejam atualizados e que as lições aprendidas sejam capturadas para melhoria contínua. Resultado esperado: Confirmação documentada do encerramento do projeto, com checklist de entregas concluídas, validação dos stakeholders, atualização dos cards no sistema de gestão (como GitLab ou Power BI) e, quando aplicável, emissão de termo de encerramento ou ata de reunião final. |
Escritório de Projetos |
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Gateway Exclusivo (OU) | SE, o projeto ainda não for ser finalizado, o Escritório de Processos em conjunto com a Área de Negócio, deverão realizar a reunião de monitoramento do projeto de forma quinzenal/mensal. SE, o projeto for ser finalizado, o Escritório de Projetos em conjunto com a Área de Negócio, deverão abrir o card do TEP. |
Escritório de Projetos |
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Abrir card do TEP | Consiste na criação do cartão do TEP na ferramenta de gestão GitLab, após a confirmação de que o projeto foi concluído e todas as entregas foram validadas. Esse card tem como objetivo registrar formalmente o encerramento do projeto, consolidando as informações finais, indicadores de desempenho e validações realizadas pela área de negócio e pelo PMO. Objetivo: Formalizar o encerramento do projeto de forma estruturada e transparente, garantindo que todas as etapas tenham sido cumpridas e que os registros estejam completos para fins de auditoria, prestação de contas e melhoria contínua. • Abrir Card do TEP no board correspondente juntamente com as áreas envolvidas; • Utilizar o modelo já definido nos templates; • Após atualização, encerrar o card do TEP. Resultado esperado: Card do TEP criado com os dados finais do projeto, incluindo entregas realizadas, responsáveis e validações. Esse registro deve ser feito em conjunto entre o PMO e a área de negócio, conforme acordado na reunião de mapeamento de processos. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Monitorar o TEP | Consiste em acompanhar o status e os registros do TEP após a finalização das entregas do projeto, garantindo que todas as etapas de encerramento estejam devidamente concluídas e documentadas. Objetivo: Assegurar que o projeto seja encerrado de forma estruturada, com todas as informações registradas, entregas validadas e pendências resolvidas, promovendo transparência, rastreabilidade e conformidade com os padrões definidos pelo Escritório de Projetos. Resultado esperado: TEP monitorado com registros atualizados, encerramento validado pelas partes envolvidas e documentação final consolidada, permitindo a geração de relatórios e a captura de lições aprendidas. |
Escritório de Projetos |
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Gateway Paralelo (E) | Este gateway indica que as próximas tarefas ocorrerão de forma paralela, isto é, ao mesmo tempo. | Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Encerrar card do TEP | Consiste em finalizar formalmente o cartão do TEP na ferramenta de gestão GitLab, após a validação de todas as entregas do projeto. Essa atividade é realizada em conjunto entre o PMO e a área de negócio, garantindo que o projeto seja encerrado com transparência, rastreabilidade e conformidade com os padrões definidos. Objetivo: Consolidar o encerramento do projeto, registrando que todas as etapas foram concluídas, que os resultados foram entregues e validados, e que não há pendências abertas. O encerramento do card do TEP também permite a geração de relatórios finais e a atualização dos indicadores institucionais. Resultado esperado: Card do TEP encerrado com todas as informações preenchidas e validadas, incluindo entregas realizadas, responsáveis, datas, recomendações e aprendizados. O encerramento deve ser documentado e refletido nos painéis de acompanhamento e nos registros oficiais do Escritório de Projetos. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Encerrar card do Projeto | Consiste em finalizar formalmente o cartão do projeto na ferramenta de gestão GitLab, após a conclusão e validação de todas as entregas previstas. Essa atividade é realizada em conjunto entre o PMO e a área de negócio, garantindo que o projeto seja encerrado com transparência, rastreabilidade e conformidade com os padrões definidos pelo Escritório de Projetos. Objetivo: Registrar o encerramento do projeto de forma estruturada, consolidando as informações sobre entregas realizadas, responsáveis, prazos cumpridos, lições aprendidas e recomendações finais. O encerramento do card também permite a atualização dos indicadores institucionais e a geração de relatórios gerenciais. Resultado esperado: Card do projeto encerrado com todas as informações preenchidas e validadas, incluindo o Termo de Encerramento do Projeto (TEP), entregas confirmadas, status final e documentação complementar. Essa ação formaliza o fim do ciclo de vida do projeto e prepara o ambiente para novas demandas. |
Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Gateway Paralelo (E) | Este gateway paralelo indica que neste momento as atividades em paralelo finalizaram. | Escritório de Projetos/Área de Negócio |
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Registrar Lições Aprendidas | Consiste em documentar os aprendizados adquiridos ao longo do ciclo de vida de um projeto, especialmente aqueles que contribuíram para a melhoria de processos, resolução de problemas ou prevenção de falhas. O registro deve ser feito de forma estruturada, com foco em situações reais vivenciadas pela equipe, e pode envolver aspectos técnicos, operacionais, de gestão ou relacionamento com o cliente. Objetivo: Preservar o conhecimento gerado durante o projeto, promovendo a melhoria contínua, evitando retrabalho e facilitando a tomada de decisão em projetos futuros. As lições aprendidas também fortalecem a cultura de compartilhamento e colaboração entre equipes. Formato sugerido para o registro: • Situação: Contexto em que o aprendizado ocorreu • Benefício: Resultado alcançado ou aplicação futura • Data: Data do registro • Reportado por: Nome do colaborador que identificou a lição Resultado esperado: Lições registradas em local acessível (Wiki ou Portal do CEDI), organizadas por projeto ou operação, e disponíveis para consulta e reaproveitamento por outras equipes. |
Escritório de Projetos |
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Evento de Fim | Neste ponto, o processo finaliza. | Escritório de Projetos |
