SBOF - Seleção Baseada no Orçamento Fixo
Este método é apropriado para contratação de serviços de consultoria simples, que possam ser definidos com precisão e cujo orçamento seja fixo. Na SDP – Folha de Dados, será indicado o orçamento disponível.
Do mesmo modo que na SBQC (base para instrução do processo, a lista curta selecionada será convidada a apresentar propostas técnicas e financeiras, em envelopes separados.
Elaboração dos Documentos preparatórios
Nessa fase inicial devem ser preparados DFD, ETP, TR, Estimativa de Orçamento e Minuta de Contrato.
Antes de abrir o processo, entrar em contato com a UCP via teams e solicitar a criação de uma pasta no drive para o compartilhamento das documentações.
Um membro da UCP irá criar a pasta e compartilhar com o requisitante e demais envolvidos na contratação.
Durante a elaboração dos documentos, a UCP fará comentários no documento online e o requisitante ficará responsável por fazer os ajustes recomendados.
Criação do Processo
- Inserir tipo de processo: “Programa: Projeto de Modernização da Gestão Fiscal – PROFISCO”.
- Não criar ofício nem adicionar anexos, nesse momento.
- A criação do processo nesse momento é apenas para poder inserir o número nos documentos preparatórios.
Documento de Formalização de Demanda
- O Documento de Formalização de Demanda fundamenta a contratação, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação (não precisa entrar em muitos detalhes), e deve ser realizado nesse modelo, em caso de dúvidas entrar em contato com os membros da UCP.
- Código CATSER: pesquisar no catálogo do compras, através do link abaixo, caso não encontre, solicitar auxílio da UCP.
- https://catalogo.compras.gov.br/cnbs-web/busca
- Indicar requisitante, Fiscal Administrativo, Fiscal Técnico e Gestor do Contrato. O Gestor não pode assumir nenhum dos outros papéis. Apesar de não haver impedimento, é indicado que o Fiscal Administrativo e Técnico sejam pessoas diferentes. É possível que o requisitante seja um dos Fiscais.
- O DFD deve ser assinado por todos os representantes (Requisitante, Fiscal Administrativo, Fiscal Técnico e Gestor do Contrato).
- Responsável: Líder do Produto.
- ModeloDFD.docx
Estudo Técnico Preliminar
- O ETP é um documento que antecede a elaboração do Termo de Referência, é a demonstração de que se está prezando pela melhor solução possível entre as opções dispostas no mercado. É um estudo de viabilidade para justificar a adoção de uma determinada solução, deve ser realizado nesse modelo, em caso de dúvidas entrar em contato com os membros da UCP.
- Levantamento de Mercado: apresentar possíveis soluções e justificar o porquê da escolhida ter sido a contratação desejada (Responsabilidade do requisitante). Falar também sobre a escolha dos métodos e porque escolheu o utilizado (responsabilidade da UCP).
- Deve ser assinado pelo Requisitante.
- Responsável: Líder do Produto.
- O ETP deve ser registrado no compras, caso o requisitante não tenha acesso, deve solicitar à UCP que está faça o cadastro e acrescente o PDF na pasta do drive.
- ModeloETP.docx
Termo de Referência
- O TR é o principal documento da fase preparatória da contratação, nele devem ser detalhadas todas as informações e critérios de avaliação das qualificações e experiência dos CVs na contratação, deve ser realizado nesse modelo, em caso de dúvidas entrar em contato com os membros da UCP.
- Lembrar de inserir Anexos (Modelo de OS, recebimento provisório, Atesto (recebimento definitivo).
- Deve ser assinado pelo requisitante.
- Responsável: Líder do Produto.
- ModeloTR.docx
Estimativa de Custo/Orçamento
- Elaborar planilha com a estimativa de custos, utilizar tabelas salariais como referência, ou realizar consulta a 3 empresas, caso opte por criar tabela, solicitar ajuda à UCP na elaboração da tabela.
- Responsável: Líder do Produto.
- ModeloEstimativa.docx
Minuta de Contrato
- Elaborar minuta de contrato com informações básicas. (Na fase de negociação a minuta será atualizada conforme as necessidades que aparecerem e requisitos que venham a surgir).
- Responsável: Líder do Produto.
Abertura do Processo e Aprovação DFD, ETP e TR
Ofício de Abertura
- No ofício de abertura devem ser inseridas informações relativas à contratação, objeto da contratação, com breve descrição do serviço a ser realizado, e resultados esperados. O Modelo abaixo pode ser utilizado como referência. Destacar no ofício que após a aprovação do Secretário da pasta, deve ser enviado para a UCP.
- Caso o setor requisitante esteja ligado diretamente ao gabinete. O ofício já será encaminhado à Secretária da Fazenda, solicitando que após a aprovação, seja enviado à UCP.
- Anexar na seguinte ordem: DFD, ETP, TR (ambos com assinatura GOV), Planilha de Orçamento ou Documento Word com três orçamentos) e Minuta do Contrato.
- Responsável: Líder do Produto
- O ofício deve ser assinado pelo Requisitante citado nos documentos, pelo gestor do contrato e pelo chefe (quando cabível).
- ModeloOfícioabertura.docx
Despacho Secretário da Pasta
- Despacho de aprovação, feito pelo Secretário da Pasta. O despacho deve ser enviado para a UCP e solicitar que a contratação seja reconhecida no âmbito do PROFISCO.
- Responsável: Secretário da Pasta
Despacho UCP
- Fazer os comentários relativos ao ofício de abertura, DFD e ETP.
- Citar documentos do BID e como se relacionam com a aquisição desejada.
- Anexar Contrato de Empréstimo;
- Anexar ROP;
- Anexar Manual de Aquisições;
- Anexar Norma GN-2350-15;
- Anexar Plano de Aquisições;
- Anexar e-mail de aprovação do PA;
- Despacho deve ser assinado pelo Assessor de Aquisições, Coordenador da UCP e coordenador do componente do qual o processo faz parte.
- Enviar para Gabinete, solicitando aprovação e posterior envio à AECC para elaboração do Mapa de Riscos.
Despacho Gabinete
- Despacho assinado pela Secretária da Fazenda, autorizando a contratação, e enviando os autos à AECC para elaboração do mapa de riscos.
- Responsável: Secretária de Estado da Fazenda
Mapa de Riscos e Dotação Orçamentária
Despacho AEEC
- Anexar Mapa de riscos e retornar ao setor requisitante.
- Enviar para área requisitante.
Despacho Área Requisitante
- Explicar e justificar os riscos (um a um) apontados no mapa feito pelo Compliance, solicitar dotação orçamentária e posterior envio à PGE
- Enviar para SEGI
Despacho SEGI
- Fazer despacho e enviar para SEPOFC realizar dotação orçamentária.
Dotação Orçamentária
- Retornar para SEGI
- Responsável: SEPOFC
Despacho SEGI
- Fazer despacho e fazer o primeiro envio à PGE.
Pós PGE
Retornar processo ao setor requisitante para fazer ajustes necessários e proceder à manifestação de interesse.
Manifestação de Interesse
Após realizar os ajustes requisitados pela PGE, entrar em contato via teams com a UCP para dar início a essa nova fase.
Despacho – Solicitando MI
- Preparar despacho simples, destinado à UCP, solicitando que seja elaborada e publicada a Manifestação de Interesse.
- Responsável: Líder do Produto
Documento de Manifestação de Interesse
- Preparar Documento, incluir com o Líder, as qualificações desejadas.
- Responsável: UCP, com ajuda do Líder
- ModeloMI.docx
Publicar Manifestação de Interesse
- Solicitar a publicação da MI no site da SEFAZ (Responsável Líder/UCP)
- Publicar no DOE-AL (Responsável Líder/UCP)
- Publicar no UNDB (Responsável UCP)
- Anexar ao processo o documento de Manifestação de Interesse, e o extrato das publicações.
- Prazo de 14 dias úteis para Consultor Individual.
Recebimento dos Portfólios
- Analisar os Portfólios com base nos requisitos do TR e preparar a Lista Curta
- Anexar portfólios ao processo.
- Responsável: UCP e Líder
Lista Curta
- Elaborar Relatório de Avaliação e Formação da Lista Curta, (mínimo 5 e máximo 8 empresas)
- RelatórioListaCurta.docx
- Responsável: UCP e Líder
- Anexar ao processo
Solicitação de Propostas
- Preferencialmente utilizar a forma eletrônica para recebimento das propostas
- Prazo mínimo de 4 semanas para receber as propostas
- ModeloSDP.docx
- Anexar ao processo
Ficha Síntese
- FichaSintese.docx
- Anexar ao processo
1º Ofício de não objeção
- 1OficioNO.docx
1ª Não Objeção
- Abrir processo separado e incluir a seguinte documentação
- Anexar Ofício de não objeção
- Anexar Estimativa de Custo
- Anexar Relatório de Lista Curta
- Anexar SDP
- Anexar Ficha Síntese
- Após obter a não objeção, anexar ofício ao processo.
- Responsável: UCP
Envio das Propostas e Julgamento
Envio das SDP
- As solicitações de Propostas devem ser enviadas individualmente para cada empresa.
Publicação Portaria
- Solicitar indicação do membro da área requisitante que irá compor a comissão.
- Providenciar a publicação da portaria com os membros da comissão
Recebimento das Propostas
- As propostas técnicas e de preço devem ser recebidas em único e-mail, em dois arquivos separados.
Abertura das Propostas Técnicas
- Realizar a abertura das propostas via Teams ou outra plataforma, se possível realizar a gravação da sessão.
- Escrever a ata da sessão com o nome de todos os presentes, e solicitar a assinatura do documento.
- ModeloAta.docx
- Anexar ao processo
Relatório de Julgamento Técnico
- Preencher relatório, seguindo o modelo do banco.
- RelatorioTecnico.docx
- Anexar ao processo
2º Ofício de não objeção
- 2OficioNO.docx
2ª Não Objeção
- Utilizar o mesmo processo da 1ª não objeção
- Anexar Ofício de não objeção
- Anexar Relatório de Julgamento Técnico
- Anexar Ficha Síntese Atualizada.
- Anexar Não objeção ao processo principal
- Responsáveis: UCP
Abertura Proposta de Preços e negociação
- Comunicação da pontuação técnica obtida e da abertura das propostas de preços.
- Responsável: UCP
Sessão de abertura das propostas de preços
- Realizar a abertura da proposta de preços.
- Escrever a ata da sessão com o nome de todos os presentes, e solicitar a assinatura do documento.
- As propostas financeiras – de preço – deverão ter valor igual ou inferior ao orçamento indicado na SDP. As propostas com valor superior deverão ser desconsideradas;
- A ganhadora será a proponente que obtenha a maior pontuação técnica e que tenha apresentado proposta financeira de valor igual ou inferior ao orçamento indicado na SDP.
- ModeloAta.docx
- Anexar ao processo
- Responsável: Comissão
Relatório de Julgamento Final
- Preencher relatório, seguindo o modelo do banco.
- RelatorioFinal.docx
- Anexar ao processo
- Responsável: Comissão
Envio da Documentação à Consultora selecionada
- Enviar minuta de contrato via e-mail ao consultor individual e agendar reunião virtual para eventual negociação (enviar convite da reunião no mesmo e-mail, via teams).
- Anexar ao processo
- Responsável: Líder do Produto
Negociação do Contrato
- O consultor deve indicar quais tópicos do Termo de Referência e Contrato, não concorda, e sugerir mudanças e ajustes.
- O líder deve avaliar as solicitações propostas pelo consultor.
- Registrar reunião em ata de negociação do contrato.
- Anexar ao processo a minuta de contrato negociada.
- Responsável pela negociação: Líder do Produto
- Responsável por anexar contrato: UCP
3º Ofício de não objeção
- 3OficioNO.docx
3ª Não Objeção
- Utilizar o mesmo processo da 1ª não objeção
- Anexar Relatório de Julgamento Final e a Cópia da Ata de abertura das propostas de preço
- Anexar Ata de negociação do Contrato
- Anexar Minuta de contrato negociada rubricada
- Anexar Ficha Síntese Atualizada.
- Anexar Não objeção ao processo principal
- Responsáveis: UCP
- Encaminhar para SEGI
Despacho SEGI
- Enviar para PGE.
- Aguardar retorno
Despacho SEGI
- Enviar para a SEGOV.
Ajustes pós PGE e Nota de Empenho
Despacho SEGI
- Retornar para o setor Demandante para ajustes
Despacho área requisitante
- O demandante deve solicitar ao gabinete que seja autorizada a contratação e em seguida seja publicada no DOE AL.
- Enviar para Gabinete
Despacho Gabinete
- Despacho de autorização, e publicação no DOE.
- Retornar para área demandante
Despacho área requisitante
- O demandante deve anexar as seguintes certidões Negativas:
- Certidão Débitos Federais
- Certidão Débitos Estaduais: Variado
- Certidão Débitos Municipais: Variado
- FGTS
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas
- CNJU JUS
- Certidão Negativa Correcional CGU
- Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica
- Solicitar que seja feito o cadastro no SIAFE e que seja emitido nota de empenho, e que o processo seja posteriormente enviado ao gabinete, solicitando assinatura da Secretaria e solicitando a publicação do extrato do contrato no diário.
- Solicitar ainda, a publicação do gestor do contrato e seu substituto, bem como dos Fiscais Administrativo e Técnico. (Não é necessário preparar a portaria, apenas enviar os dados).
- Enviar para SEGI
Solicitação Cadastro no SIAFE
- Verificar se é necessário solicitar o cadastro do fornecedor no SIAFE, se sim:
- Abrir processo a parte solicitando o cadastro do fornecedor no SIAFE.
- Tipo de processo: “SIAFE, Cadastro, Acesso e Atualização”
- Criar ofício com o nome da empresa e CNPJ
- ModeloOficioSIAFE.docx
- Criar documento “Cadastro de Credores/Fornecedores no SIAFE”, inserir dados do fornecedor e do solicitante.
- Anexar e-mail ou outro documento por onde o fornecedor tenha passado os dados bancários.
- Assinar “Ofício” e “Cadastro de Credores/Fornecedores no SIAFE”
- Enviar processo à CONGEAL
Despacho SEGI
- Enviar para SEA para emitir cadastrar fornecedor no SIAFE
Despacho SEA
- Realizar cadastro do fornecedor e devolver para SEGI.
- Enviar para SEGI
Despacho SEGI
- Enviar para SEPOFC para emitir nota de empenho.
Nota de Empenho
- Emitir Nota de Empenho e anexar ao processo
- Enviar para SEGI
Assinatura do Contrato
Despacho SEGI
- Enviar para o gabinete, solicitando a assinatura do contrato e publicação do DOE do extrato do contrato e do gestor e fiscais do contrato.
Gabinete
- Líder do contrato deve providenciar a assinatura do contrato por parte do consultor e entrar em contato com a Joyce para ela providenciar a assinatura.
- Assinatura da Secretária e duas testemunhas.
- Anexar contrato assinado e publicações no processo.
- Enviar para SEGI
Despacho SEGI
- Enviar para SEA para emitir cadastrar fornecedor no SIAFE.
Despacho SEA
- Atualizar cadastro do fornecedor para contratado e devolver para SEGI.
- Enviar para SEGI
Despacho SEGI
- Enviar para UCP
Envio ao BID
- Publicar “adjudicação” no UNDB
- Enviar cópia do contrato e ficha síntese ao BID, por meio de ofício.
